Eine elektronische Rechnung erfüllt heute zwei unterschiedliche Aufgaben: Sie muss von Computersystemen automatisch verarbeitet werden können und gleichzeitig für Menschen einfach lesbar sein.
xfaktur.de erzeugt deshalb zwei eigenständige Dateien: eine XRechnung im UBL-XML-Format und eine PDF-Rechnung.
Die XML-Datei enthält die Rechnungsdaten in strukturierter Form. Rechnungsportale, Buchhaltungsprogramme und Verwaltungssysteme können diese Daten automatisch einlesen, prüfen und weiterverarbeiten.
Das PDF dient dagegen der übersichtlichen Darstellung. Es lässt sich ohne spezielle Rechnungssoftware anzeigen, ausdrucken oder zur schnellen Kontrolle verwenden.
Wir halten beide Aufgaben bewusst getrennt:
XML = strukturierte Rechnungsdaten
PDF = lesbare Darstellung
Für elektronische Rechnungen gibt es unterschiedliche technische Konzepte. Bei hybriden Formaten können strukturierte Rechnungsdaten beispielsweise in eine PDF-Datei eingebettet werden.
xfaktur.de verfolgt bewusst den Weg mit zwei eigenständigen Dateien. Dadurch kann die XML-Datei unmittelbar an Rechnungsportale, Validierungsprogramme oder Buchhaltungssysteme übergeben werden. Eine vorherige Extraktion aus einer anderen Datei ist nicht erforderlich.
Gleichzeitig bleibt das PDF vollständig unabhängig davon und kann für Anzeige, Versand, Ablage oder Ausdruck verwendet werden.
XRechnungen können in unterschiedlichen zugelassenen XML-Syntaxen erstellt werden. xfaktur.de verwendet UBL – Universal Business Language.
UBL ist ein offener und international etablierter Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten. Die XML-Struktur ist klar aufgebaut und lässt sich mit üblichen XML-Werkzeugen und Softwaresystemen verarbeiten.
UBL wird außerdem in verschiedenen europäischen Verfahren für den elektronischen Rechnungsaustausch eingesetzt und eignet sich damit auch für zunehmend grenzüberschreitende digitale Geschäftsprozesse.
Elektronische Rechnungen sollen möglichst einfach, transparent und nachvollziehbar bleiben.
Deshalb setzt xfaktur.de auf eine klare Lösung:
eine standardisierte UBL-XML für die elektronische Verarbeitung und ein separates PDF für die komfortable Ansicht.
Beide Dateien erfüllen ihren jeweiligen Zweck – auf Basis offener und etablierter Standards.